Năm thứ bảy sống ở Tokyo, cuối cùng tôi cũng nhận ra rằng mình thật sự không muốn thuê một “nữ thư ký”. Thứ tôi thực sự tìm kiếm là một người có thể tin tưởng, hiểu ngôn ngữ, có sự hiểu biết về văn hóa và có thể hợp tác lâu dài. Cô ấy không cần phải chấm công mỗi ngày, cũng không cần am hiểu về tài chính hay pháp luật, nhưng phải là người khiến tôi yên tâm giao cho một tài liệu chưa dịch, một tin nhắn thoại của khách hàng chưa trả lời, thậm chí là một chi tiết nhỏ về cuộc sống mà tôi chưa rõ.
Tôi đã từng đăng tin tuyển "thư ký tiếng Nhật" trên các trang việc làm, từng trao đổi nghiêm túc về dịch vụ trợ lý với vài freelancer, cũng từng cân nhắc mời giáo viên trường dạy tiếng làm cố vấn, nhưng vì nhiều lý do mà cuối cùng đều không thành.
Cuối cùng, tôi đã tìm được một giải pháp phù hợp hơn với kiểu “nhu cầu phi truyền thống” của mình.
Bài viết này, tôi muốn viết cho bạn – những người cũng có nhu cầu tương tự – dưới góc nhìn một người bình thường đã sống ở Tokyo nhiều năm. Có thể bạn đang cảm thấy tiếng Nhật của mình không tự nhiên, không biết viết email ra sao, bạn bè xã giao ít lại không muốn lúng túng bắt chuyện. Vậy có lẽ bạn sẽ giống tôi, phát hiện ra rằng phương pháp này thực tế, nhân văn và dễ chịu hơn nhiều so với việc thuê một thư ký truyền thống.
I. Tại sao nhiều người muốn tìm “nữ thư ký” nhưng cuối cùng đều thất bại
“Tôi cần một người có thể giúp tôi viết email tiếng Nhật.”
“Tôi hy vọng cô ấy có thể cùng tôi luyện nói, sửa cho tôi cách dùng từ kính ngữ.”
“Tốt nhất là một cô gái Tokyo, hiểu nghi thức Nhật và cũng thấu hiểu cách nói chuyện của người nước ngoài.”
Những câu nói như vậy tôi đã nghe không dưới mười lần, chủ yếu từ những người Trung Quốc, Đài Loan hoặc Hong Kong cũng sống ở Tokyo giống tôi. Nghề nghiệp của họ có kỹ sư, marketing, thương mại cho đến khởi nghiệp. Nhưng kết cục thường là:
Không tìm được người phù hợp
Người tìm được thì giá cao, hiệu quả giao tiếp thấp
Hợp tác hai ba lần rồi thôi luôn
Sau này tôi nghĩ lại, vấn đề nằm ở chỗ “chúng ta đã định nghĩa sai nhu cầu của mình.”
Chúng ta nghĩ mình đang tìm “thư ký”, thực ra điều mình thật sự cần là trợ lý ngôn ngữ và văn hóa – một người có thể “linh hoạt về vai trò”, vừa hỗ trợ lại vừa gần gũi, dễ hợp tác.
Thư ký truyền thống chỉ làm việc hành chính: “Bạn nói sao tôi làm vậy”, còn cái tôi cần là “Bạn không biết nói sao, tôi giúp tổ chức câu chữ; bạn không hiểu cảm xúc đối phương, tôi giúp giải nghĩa.” Công việc này đòi hỏi khả năng hiểu văn hóa, thích nghi ngôn ngữ và đôi khi còn phải hợp tính cách nữa.
Mà quy trình tuyển dụng truyền thống sẽ không thể chọn lọc được người như vậy.
II. Ba phương pháp tôi đã thử – đều không thành công
Phương pháp 1: Đăng tin tuyển thư ký bán thời gian trên trang việc làm
Tôi từng thử tìm trợ lý tiếng Nhật bán thời gian trên Craigslist, WorkJapan…, mô tả nội dung cực kỳ rõ ràng: hỗ trợ ngôn ngữ, dịch thuật, góp ý văn hóa. Nhưng CV nhận được hoặc là mẫu điền sẵn, hoặc là của sinh viên Nhật muốn làm thêm nhưng hoàn toàn không hiểu nhu cầu thực sự của tôi.
Có một bạn nữ đồng ý gặp trực tiếp ở quán cà phê, nói chuyện 1 tiếng. Tôi nhận ra cô ấy rất tò mò về ngôn ngữ nhưng hoàn toàn không hiểu câu hỏi của tôi: “Bạn nghĩ nếu viết email này thế này có quá trực tiếp không?”
Câu trả lời là: “Em nghĩ không vấn đề gì.”
Cái “không vấn đề” này thật ra ẩn chứa một lớp nghĩa văn hóa — cô ấy không dám nói thật.
Phương pháp 2: Thuê gia sư cá nhân của trường dạy tiếng
Tôi từng mời cô giáo trường tiếng giúp luyện phát biểu, chỉnh sửa tài liệu. Nhưng giáo viên dạy tiếng thì thiên về “giảng dạy”, không phải “hỗ trợ”. Cô ấy muốn tôi đặt câu hỏi rồi cô ấy giải đáp, còn tôi lại cần một người chủ động nhắc nhở mình vấn đề nằm ở đâu.
Hơn nữa, hầu hết giáo viên kiểu này đều lớn tuổi, nói chậm, phong cách giảng đường, khó thích ứng với các tình huống đời thực thay đổi liên tục.
Phương pháp 3: Tìm freelancer trên nền tảng ngoài để phiên dịch hoặc làm trợ lý
Tôi cũng từng thử tìm dịch vụ “đọc cùng + chỉnh sửa câu chữ” trên các nền tảng freelance như Lancers, Coconala của Nhật.
Vấn đề là: mỗi lần trao đổi lại phải giải thích lại nhu cầu; đối phương làm việc khó kiểm soát tiến độ, sản phẩm thì “chuẩn quy tắc” nhưng không có cảm xúc. Chưa kể giá cao, chậm trễ, thiếu cảm giác tin tưởng lâu dài.
III. Sau đó, tôi tìm được một cách phù hợp hơn: “Bạn đồng hành ngôn ngữ”
Ban đầu tôi cũng không kỳ vọng nó lại hợp đến vậy. Một người bạn làm IT ở Tokyo nói với tôi rằng anh ấy dạo này dùng một trang tên yoitoki, kết nối với các bạn nữ willing trò chuyện, sẵn sàng hỗ trợ cải thiện khả năng tiếng Nhật.
Tôi bán tín bán nghi đăng ký, đặt mục tiêu luyện email công việc, giao tiếp nơi làm việc, lựa chọn đối tượng là nữ trên 20 tuổi ở khu vực Tokyo. Chỉ vài ngày sau, tôi nhận được một số tin nhắn riêng: có người cũng yêu thích viết lách, có một bạn là copywriter Nhật tự do, rất quan tâm đến khác biệt văn hóa Trung-Nhật.
Tôi đã chọn cô ấy.
IV. Chúng tôi phối hợp ngôn ngữ và văn hóa như thế nào?
Cô ấy tên là Rika, 22 tuổi, người Tokyo, công việc chính là quản lý mạng xã hội tự do.
Ban đầu chúng tôi chỉ trò chuyện online, tôi gửi bản nháp email cho cô ấy sửa từng câu, giải thích rõ lý do, ví dụ: “Câu này đúng ngữ pháp nhưng dùng trong kinh doanh sẽ bị quá trực tiếp.”
Sau này chúng tôi giao tiếp bằng thoại, luyện nói phone. Cô ấy dạy tôi sự khác biệt thực sự của “おそれいりますが” và “ご確認いただけますでしょうか”, còn đóng giả tốc độ và cách nói của khách hàng.
Sau đó, tôi nhờ cô ấy cùng luyện tập chuẩn bị cho một buổi tiệc cuối tuần, tập chào hỏi, cô ấy rất cẩn thận soạn cho tôi 5 câu mở đầu “vừa lịch sự vừa tự nhiên” và thậm chí còn viết note cho tôi nữa.
Tôi nhận ra: cô ấy đã “thực sự đóng vai thư ký lý tưởng dưới hình thức đáng tin cậy nhất”, mà không có ràng buộc hợp đồng nào.
Tôi trả cô ấy một chút tiền công theo giờ, phần lớn là quan hệ hỗ trợ qua lại. Cô ấy cũng học tiếng Trung và muốn đến Đài Loan sống. Tôi sửa cho cô ấy bản CV tiếng Trung, cô ấy giúp tôi thích nghi một thế giới ngôn ngữ – văn hóa mới.
V. So sánh giữa “bạn đồng hành ngôn ngữ” và “nữ thư ký”: Tôi đã rút ra một số điều
| Tiêu chí | Nữ thư ký (tuyển dụng truyền thống) | Hợp tác đồng hành ngôn ngữ (yoitoki) |
|---|---|---|
| Mô hình hợp tác | Quan hệ thuê mướn | Quan hệ đồng đẳng, bạn đồng hành |
| Sắp xếp thời gian | Giờ làm cố định | Thoả thuận linh hoạt |
| Chi phí | Lương tháng hoặc lương theo giờ cao | Tính phí kiểu hẹn gặp, chủ động |
| Công việc | Hành chính là chính | Luyện ngôn ngữ, hiểu văn hoá, chỉnh cách diễn đạt |
| Tính thay thế | Cao (dễ đổi người) | Thấp (lâu dài càng hợp tác càng tốt) |
| Tính chất quan hệ | Lạnh nhạt, lý trí | Có tình cảm, có sự phát triển |
VI. Gợi ý thực tế cho việc hợp tác “bạn đồng hành ngôn ngữ”
Nếu bạn cũng muốn thử, tôi đề xuất:
Xác định rõ mục tiêu ngôn ngữ của bạn, nhất là về email tiếng Nhật, kính ngữ hội thoại, phát biểu trong họp v.v.
Hãy viết tin nhắn làm quen đầu tiên thật nghiêm túc, đừng nói qua loa, hãy nói rõ bạn muốn hỗ trợ gì, đồng thời thể hiện mong muốn hợp tác hỗ trợ lẫn nhau.
Bắt đầu bằng một nhiệm vụ ngắn qua text/th (hoặc voice), ví dụ: “Bạn giúp sửa giùm tôi đoạn này, tôi sẽ trả phí để bạn làm” — để cô ấy hiểu cảm nhận ngôn ngữ lẫn nhu cầu của bạn.
Chọn nữ có background viết hoặc kinh nghiệm kinh doanh, ví dụ: biên tập viên cũ, phiên dịch, trợ lý văn phòng v.v.
Luôn giữ sự tôn trọng và ranh giới, đồng hành còn cần tin tưởng hơn cả quan hệ thuê mướn, không nên vượt ranh giới nhưng cũng đừng quá xa cách.
VII. Kết luận: Tìm thư ký ở Tokyo đã khó, tìm người thấu hiểu mình còn khó hơn
Đến đây bài viết này đã dài hơn tôi dự đoán rất nhiều.
Nếu bạn cũng ở Tokyo, cảm thấy nói tiếng Nhật vẫn chưa tự nhiên, mong muốn tìm một người để đồng hành, cùng phát triển khả năng giao tiếp, bớt cô đơn và đỡ gượng gạo ở thành phố này, tôi thật sự gợi ý bạn thử cách này.
Bạn không nhất thiết phải dùng yoitoki, nhưng thực sự tôi đã gặp được người giúp tôi ở đó.
Cô ấy không phải là nhân viên, cũng không phải giáo viên của tôi. Cô ấy vừa đủ, có thể trò chuyện, chỉ tôi cách diễn đạt, đứng về phía tôi mà góp ý sao cho “nghe tự nhiên hơn”.
Và đó chính là điều quý giá và hiếm hoi nhất tôi có được suốt mấy năm sống ở Tokyo.
